Planilha ou sistema: como comparar a gestão da conta vinculada
Critérios objetivos para decidir como controlar retenções e liberações.
Critérios
Nove critérios lado a lado
Os pontos que mais pesam na gestão da conta vinculada.
| Critério | Planilha | Softflex |
|---|---|---|
| Segurança da informação | Qualquer pessoa com acesso à pasta pode editar e alterar os dados. | Acesso por usuário e senha, com perfil de permissão por usuário: ler, inserir, editar e excluir. |
| Cálculo por competência | Depende de fórmulas mantidas manualmente. | Percentuais definidos por competência no sistema. |
| Impedir liberação acima do retido | Depende de conferência manual. | O sistema impede liberar além do montante retido. |
| Entrada de dados | Digitação na própria planilha. | Digitação direta ou importação em lote por planilha. |
| Fluxo de análise e aprovação | Fora da planilha (e-mail, papel). | Dentro do sistema. |
| Relatórios para auditoria | Montados manualmente. | Sintéticos e analíticos, com exportação em CSV. |
| Registros excluídos | Dependem de backup. | Lixeira com recuperação. |
| Acesso | Arquivo compartilhado. | Qualquer navegador, 24 horas por dia, sem instalação. |
| Base de dados | Arquivo local ou em pasta compartilhada. | Base exclusiva por cliente, em nuvem. |
Este comparativo usa critérios objetivos. As informações sobre a Softflex são as do sistema. Confirme as regras do seu órgão ou da sua empresa antes de decidir.
Honestidade
Quando a planilha basta
Para poucos contratos e poucos postos de trabalho, e com uma rotina de controle interno bem estabelecida, uma planilha bem cuidada pode atender. À medida que crescem o número de contratos, de funcionários e de pedidos, aumentam o risco de erro, o retrabalho e a dificuldade de comprovar cada movimentação em uma auditoria.
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